Los autónomos y empresas de todos los tamaños deberían empezar cuanto antes a adaptarse a la factura electrónica que será obligatoria. El Ministerio de Economía está ultimando los detalles del que será el reglamento oficial que impondrá los requisitos para facturar por medios electrónicos, según confirmaron recientemente fuentes de la Administración a este diario. A día de hoy, la obligación de que los autónomos emitan facturas en todas sus operaciones con otros empresarios está a la espera de la aprobación de este reglamento. Una vez salga la norma -quizá en los próximos meses-, se iniciarán los plazos de adaptación y los negocios tendrán uno o dos años para incorporar la facturación electrónica a su actividad.
La entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas, así como las condiciones para los programas de facturación, traerán consigo varias novedades para los autónomos. En primer lugar, todos los trabajadores por cuenta propia tendrán que dejar de usar facturas que no se adapten a la nueva normativa y no tengan un «formato estructurado«. En segundo lugar, todos los negocios que trabajen con otras empresas o profesionales tendrán que adquirir un software de facturación legal. En el mercado existen diferentes programas de facturación que ya están trabajando en la homologación para adaptarse a la futura normativa. También estaría la opción, para los autónomos que cuenten con pocos recursos y emitan muy pocas facturas, de empezar a utilizar la plataforma pública que está preparando el Gobierno en estos momentos.
Fechas clave y cambios en la facturación de todos los autónomos y pymes
De aprobarse en estos últimos meses de 2024 el reglamento de facturación, un año después –en 2025– las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas. A los dos años –en 2026-, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones. Por último, tres años después –en 2027-, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.Cada uno de estas tres fechas supone un hito y también la entrada en vigor de otras condiciones para los autónomos y pymes de cualquier tamaño.
A partir de 2025: posible comienzo de la obligación de emitir facturas electrónicas para algunos negocios
Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2025, para empezar a emitir todas su facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.Como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales más pequeños tendrán que acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF. Esto se hace para que los trabajadores por cuenta propia que aún no se hayan adaptado puedan también leer la factura sin necesidad de haber incorporado un programa de facturación.
A partir de 2026: obligación de emitir facturas electrónicas para todos los autónomos y pymes
Al año siguiente, comenzaría la siguiente etapa: el plazo para que todos los autónomos y empresas, independientemente de sus ingresos, tengan que facturar obligatoriamente por medios digitales. De aprobarse el reglamento en 2024, dos años después -en 2026-, cualquier negocio ya tendrá que tener incorporado un programa para mandar o recibir facturas electrónicas. También existirá la posibilidad de que los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado recurran a la solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la legislación.
A partir de 2027: todos los autónomos tendrán que informar del estado de sus facturas
Una vez entre en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas para todos los negocios, los autónomos tendrán un año más, es decir hasta el 2027, para adaptarse totalmente, cuya última fase será comunicar a Hacienda el estado de cada factura.
Según el artículo 8 del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas -es decir, los autónomos que contratan servicios a otros negocios- deberán desde ese año informar al obligado a expedir la factura -el proveedor empresario o profesional- de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.
En caso de que optaran por la solución pública de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.Opciones que tendrán los autónomos para emitir la factura electrónica obligatoria
Cuando hayan entrado en vigor las distintas etapas para la facturación electrónica, los autónomos van a tener fundamentalmente dos opciones para adaptarse a la nueva normativa.
Programas de facturación privados
La primera y más recomendable sería usar un programa de facturación privado que esté homologado y que permita emitir facturas electrónicas con formato admitido. En algunos casos estos software incorporan algunas funcionalidades extra como la posibilidad de controlar los ingresos y gastos del negocio, automatizar los pagos e incluso visualizar los impuestos que se van en pagar en tiempo real.
Los autónomos que elijan la primera de las opciones para adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas y, de paso, automatizar la facturación y otros procesos de su negocio, deberán elegir el proveedor adecuado.
Algunos ya están trabajando en el desarrollo de un programa que cumpla con todos los requisitos que exigirá el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece, así como la homologación y condiciones técnicas de la Ley antifraude.
Además, a día de hoy los autónomos y empresas que todavía no utilicen la factura electrónica están a tiempo de incorporar un programa de facturación en su negocio de manera gratuita a través de las ayudas de Kit Digital.
Una de las soluciones que están subvencionadas en el programa son los sistemas de facturación electrónica. Tras solicitar la ayuda y recibir el bono, el autónomo podrá utilizar el dinero para contratar a una empresa inscrita como agente digitalizador que le instalará su programa para que pueda empezar a emitir facturas electrónicas y beneficiarse de todas las ventajas de este método de facturación.
Plataforma pública de hacienda
Por su lado, Hacienda está trabajando también en poner en marcha una plataforma pública para que los autónomos puedan emitir facturas por Internet y cumplir de forma gratuita con la futura obligación de facturar por medios electrónicos recogida en la Ley Crea y Crece.
El reglamento de factura electrónica define esta plataforma pública como “el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Tributaria para servir de infraestructura de facturación electrónica, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan”.
Esta solución gratuita también servirá como “repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro y opciones de descarga para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados”.
De momento, y a expensas del desarrollo de esta orden, lo único que se sabe es que la Agencia Tributaria articulará su solución pública a través de una aplicación o formulario gratuito que pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas.
Aunque esta solución será gratuita, no contará con la mayoría de funcionalidades que sí incorporan los programas de facturación privados, como la posibilidad de llevar al día las cuentas del negocio o incluso exportar y autocompletar la información relativa a impuestos, entre otras cosas.
Previsiblemente, este formulario se activará en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria y tendrá un funcionamiento similar al sistema FaCe, que también es gratuito aunque rudimentario. Como se puede ver a continuación, el sistema cuenta con dos apartados uno para el envío de la factura y otro para consultar las facturas que ya han sido enviadas y, de ser necesario, modificarlas.
